Ketika pasien datang kesarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas, dokter praktek maupun rumah sakit, tentunya akan mendapatkan pertanyaan dari petugas rekam medis “apakah sudah pernah kesini sebelumnya?”. Apabila pasien mengatakan sudah pernah datang sebelumnya berarti pasien tersebut adalah pasien lama (berobat/ kunjungan ulang), tetapi apabila pasien mengatakan belum pernah dating ke RS/ puskesmas/ dokter keluarga maka pasien tersebut adalah pasien baru (berobat/ kunjungan pertama kali).

Mengapa pertanyaan tersebut harus diutarakan kepada pasien ataupun keluarganya? Karena setiap pasien yang berkunjung kesarana pelayanan kesehatan hanya mendapatkan satu nomor rekam medis (berkas rekam medis) ketika pasien tersebut pertama kali dating dan tercatat sebagai pasien di sarana pelayanan kesehatan tersebut. Nomor (berkas) rekam medis ini dapat dipergunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada di sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan, tanpa membedakan pelayanan rawat jalan, rawat darurat, rawat inap ataupun penunjang medis. Sistem penomoran seperti inilah yang menjadi pertimbangan (disarankan) dalam penyelenggaraan rekam medis di sarana pelayanan kesehatan, sistem ini biasa disebut Unit Numbering System atau pemberian nomor sekali untuk seumur hidup/selamanya.

Pemberian nomor rekam medis adalah memberi ciri khas kepada pasien yang berkunjung ke sarana pelayanan kesehatan, baik pasien rawat jalan maupun rawat inap. Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah :

1. Memberi ciri yang unik kepada setiap rekam medis untuk membedakan secara tegas antara rekam medis seorang pasien dengan rekam medis pasien lainnya.

2. Menunjukkan kemana dan dimana rekam medis seorang pasien disimpan, karena nomor rekam medis dijadikan pedoman dalam penyimpanan.

3. Mengetahui /mengadakan pengawasan atas jumlah rekam medis seluruh pasien.

4. Memudahkan komunikasi dengan bagian-bagian terkait.

Nomor rekam medis dicatat kedalam beberapa kartu dan formulir, salah satunya Kartu Identitas Berobat (KIB). KIB adalah kartu yang di buat pada setiap pasien baru pertama kali berobat yang digunakan oleh pasien untuk berobat saat mendaftar di tempat pendaftaran.KIB adalah kartu identitas pasien yang diserahkan kepada pasien untuk digunakan kembali bila datang berobatlagi yang isinya meliputi nomor rekam medis, nama, tanggal lahir dan alamat pasien. KIB dibuat dalam bentuk kartu dengan ukuran, panjang 6 cm dan lebar 8 cm.       

KIB mempunyai kegunaan baik bagi pasien sendiri maupun bagi sarana pelayanan kesehatan (rumah sakit, puskesmas dan praktek dokter). Bagi pasien KIB berguna sebagai sebagai bukti bahwa pasien telah mendaftar dan tercatat sebagai pasien, yang dibawa setiap kali berobat pada instansi yang sama.Sedangkan kegunaan KIB bagi sarana pelayanan kesehatan adalah untuk memudahkan petugas TPPRJ (tempat pendaftaran pasien rawat jalan) dalam mencari berkas rekam medis pasien lama. KIB juga merupakan salah satu sumber data yang digunakan dalam pencatatan dan pengolahan data.

Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Daerah ProvinsiKepulauan Bangka Belitung juga menerapkan sistem penomoran secara unit. Itu artinya pasien yang akan berkunjung disarankan untuk selalu membawa kartu berobat bagi pasien lama sehingga informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu berkas rekam medis. Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam hal ini Gubernur telah mengeluarkan peraturan tentang pola tarif yang diberlakukan kepada pasien apabila tidak membawa kartu berobat (hilang ataupun rusak) akan dikenakan biaya penggantian kartu berobat. Pemberlakuan tarif tersebut diharapkan agar pasien dan keluarganya selalu membawa kartu identitas berobat(KIB) setiap kali dating kerumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya.

Sumber:
Budi;Syafitri Citra ; Manajemen Unit Kerja Rekam Medis,Quantum Sinergis Media,2011